¿Qué es un organigrama? Características y ventajas.
Diagrama que muestra la estructura jerárquica de una organización y las relaciones entre sus diferentes departamentos y cargos.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica de una organización, empresa o institución. Este diagrama muestra las diferentes áreas, departamentos, cargos y responsabilidades que existen dentro de la organización, así como las relaciones de autoridad y comunicación entre ellos.
En un organigrama, los cargos y áreas se representan mediante cajas o rectángulos, mientras que las líneas que los conectan indican las relaciones jerárquicas y de dependencia entre ellos. Por lo general, los cargos de mayor autoridad se ubican en la parte superior del organigrama, mientras que los de menor jerarquía se sitúan en la base.
Además de mostrar la estructura jerárquica de la organización, los organigramas también pueden incluir información adicional, como los nombres de los empleados que ocupan cada cargo, las funciones y responsabilidades de cada área o departamento, y los objetivos y metas de la organización.
Los organigramas son una herramienta útil para la gestión y planificación de la organización, ya que permiten visualizar de manera clara y sencilla la estructura y funcionamiento de la misma. También son útiles para la toma de decisiones, la asignación de responsabilidades y la identificación de áreas de mejora o de posibles problemas en la organización.
Características del organigrama.
- Un organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica de una organización.
- Se utiliza para mostrar las relaciones entre los diferentes departamentos, áreas o unidades de una empresa o institución.
- El organigrama puede ser vertical u horizontal, dependiendo de la forma en que se representen las relaciones jerárquicas.
- En un organigrama se pueden identificar los cargos, las funciones y las responsabilidades de cada uno de los miembros de la organización.
- El organigrama puede ser utilizado como herramienta de gestión para la toma de decisiones y la planificación estratégica.
- Es una herramienta útil para la comunicación interna de la organización, ya que permite a los empleados conocer la estructura y la jerarquía de la empresa.
- El organigrama puede ser actualizado y modificado en función de los cambios que se produzcan en la organización.
- Es importante que el organigrama sea claro y fácil de entender para evitar confusiones y malentendidos.
- El organigrama puede ser utilizado como herramienta de evaluación del desempeño de los empleados, ya que permite identificar las áreas de responsabilidad y los objetivos de cada uno.
- El organigrama puede ser utilizado como herramienta de reclutamiento y selección de personal, ya que permite identificar los perfiles y las competencias necesarias para cada cargo.
Tipos de organigramas
Existen varios tipos de organigramas, entre ellos:
1. Organigrama jerárquico: es el más común y representa la estructura jerárquica de una organización, mostrando los niveles de autoridad y responsabilidad de cada puesto.
2. Organigrama funcional: se enfoca en las funciones y responsabilidades de cada departamento o área de la organización, en lugar de mostrar la jerarquía.
3. Organigrama matricial: combina elementos de los dos anteriores, mostrando tanto la estructura jerárquica como las funciones y responsabilidades de cada departamento.
4. Organigrama circular: se utiliza en organizaciones más pequeñas y muestra la relación entre los diferentes miembros de la organización en un círculo.
5. Organigrama de flujo: se utiliza para representar los procesos y flujos de trabajo dentro de una organización, mostrando cómo se relacionan los diferentes departamentos y áreas.
6. Organigrama de red: se utiliza para representar las relaciones entre diferentes organizaciones o empresas, mostrando cómo se conectan y colaboran entre sí.
Ventajas del organigrama
Las ventajas principales de un organigrama son:
1. Claridad en la estructura organizativa: Un organigrama permite visualizar de manera clara y sencilla la estructura jerárquica de una organización, lo que facilita la comprensión de las relaciones entre los diferentes departamentos y áreas.
2. Identificación de responsabilidades: Al mostrar las diferentes áreas y puestos de trabajo, un organigrama permite identificar claramente las responsabilidades de cada uno de los miembros de la organización, lo que ayuda a evitar confusiones y malentendidos.
3. Mejora de la comunicación: Al conocer la estructura organizativa y las responsabilidades de cada uno, se facilita la comunicación entre los diferentes miembros de la organización, lo que puede mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.
4. Identificación de áreas de mejora: Al analizar el organigrama, se pueden identificar áreas de mejora en la estructura organizativa, lo que puede llevar a una reorganización más eficiente y efectiva.
5. Facilita la toma de decisiones: Al conocer la estructura organizativa y las responsabilidades de cada uno, se facilita la toma de decisiones, ya que se sabe a quién acudir en caso de necesidad o problema.
Desventajas del organigrama
Las desventajas principales de un organigrama son que puede ser demasiado rígido y limitante en términos de la flexibilidad y adaptabilidad de una organización. Además, puede ser difícil de mantener actualizado y puede no reflejar con precisión la realidad de cómo funciona una empresa. También puede ser percibido como una herramienta de control y jerarquía, lo que puede afectar negativamente la moral y la motivación de los empleados. Finalmente, un organigrama puede ser visto como una simplificación excesiva de la complejidad de una organización, lo que puede llevar a una falta de comprensión y apreciación de la diversidad de roles y responsabilidades dentro de la empresa.
Ejemplos de organigramas
1. Organigrama de una empresa: muestra la estructura jerárquica de una empresa, desde el CEO hasta los empleados de nivel inferior.
2. Organigrama de un gobierno: muestra la estructura jerárquica de un gobierno, desde el presidente o primer ministro hasta los ministros y funcionarios de nivel inferior.
3. Organigrama de una universidad: muestra la estructura jerárquica de una universidad, desde el rector hasta los profesores y personal administrativo.
4. Organigrama de un hospital: muestra la estructura jerárquica de un hospital, desde el director médico hasta los enfermeros y personal de apoyo.
5. Organigrama de una organización sin fines de lucro: muestra la estructura jerárquica de una organización sin fines de lucro, desde el presidente hasta los voluntarios y personal de apoyo.
Curiosidades del organigrama
Una curiosidad sobre los organigramas es que su origen se remonta a la antigua civilización egipcia, donde se utilizaban jeroglíficos para representar la estructura de las organizaciones y los roles de sus miembros. Sin embargo, el término «organigrama» fue acuñado en el siglo XX por el ingeniero industrial francés Henri Fayol. Desde entonces, los organigramas se han convertido en una herramienta esencial para visualizar la estructura y la jerarquía de las empresas y organizaciones.