¿Qué son los registros contables?

Los registros contables son toda la documentación y los libros que intervienen en la elaboración de los estados financieros o los registros pertinentes para las auditorías y las revisiones financieras.

Los registros contables incluyen los registros de activos y pasivos, las transacciones monetarias, los libros de contabilidad, los diarios y cualquier documento justificativo, como cheques y facturas.

Características de los registros contables

  • Los registros contables son todos los documentos que intervienen en la elaboración de los estados financieros de una empresa.
  • Algunos organismos reguladores exigen a las empresas que conserven sus registros contables durante varios años en caso de que deban ser revisados.
  • Los registros contables se revisan a menudo para auditorías, controles de cumplimiento o para otras necesidades relacionadas con la empresa.
  • Los tipos de registros contables incluyen transacciones, libros mayores, balances de comprobación, diarios y estados financieros.

Comprender los registros contables

En general, existen normas y leyes que obligan a las entidades contables y a las empresas de contabilidad a conservar los registros contables durante un periodo de tiempo determinado.

En Estados Unidos, la Comisión de Valores y Bolsa (SEC) exige que las empresas contables conserven los registros de las auditorías y revisiones durante al menos siete años y que conserven cualquier registro que apoye o ponga en duda las conclusiones de una auditoría.

No existe un acuerdo universal sobre qué colección de documentos empresariales constituye un conjunto completo de registros contables. Los registros contables pueden considerarse un término general.

Las distintas partes, como los acreedores, los inversores de capital o los grupos interesados en la gobernanza de la empresa, tendrán prioridades diferentes y, a menudo, contrapuestas; sus exigencias o preferencias en materia de documentación cambiarán continuamente.

En diferentes momentos del ciclo económico o empresarial, las partes que exigen registros contables modificarán su solicitud de información en función de la posición en el ciclo.

Por ejemplo, al comienzo de una fase ascendente del ciclo económico, las solicitudes de estados financieros pueden ser fuertes, ya que los inversores en acciones son alcistas.

Por el contrario, durante una caída del ciclo económico, los acreedores pueden exigir más detalles sobre las partidas del balance, ya que se muestran más reticentes a conceder créditos.

En resumen, los registros contables e incluso los métodos de contabilidad evolucionan continuamente para seguir el ritmo de la naturaleza cambiante de las empresas y las demandas de información de los participantes en el mercado interesados.

Tipos de registros contables

Los registros contables suelen ser de dos tipos: de partida simple y de partida doble. Por su nombre, la partida simple es un método mucho más sencillo, que funciona mejor para las operaciones más pequeñas.

El método de partida doble es más complejo y requiere dos entradas, una de crédito y otra de débito, para cada transacción que realiza una empresa. El objetivo es equilibrar los libros y contabilizar el movimiento de efectivo a través de una organización.

Esto se hace principalmente en las grandes empresas, lo que ayuda a detectar errores y posibles fraudes.

Los tipos específicos de registros contables que se revisan son las transacciones, los diarios, los libros mayores, los balances de comprobación y los estados financieros de una empresa.

Transacciones

La transacción es el punto de partida de cualquier registro contable. Es el catalizador de todo el proceso que muestra cualquier artículo comprado o vendido, depreciado, etc., que una empresa realiza.

Diarios

Los diarios registran todas las transacciones que realiza una empresa. Los diarios pueden cubrir todas las transacciones de una empresa o puede haber diferentes diarios para diferentes áreas de la empresa.

La única necesidad es que los diarios se mantengan actualizados y que todas las transacciones se registren de alguna manera.

Libros mayores

El libro mayor es el movimiento de las transacciones en el diario a los lugares designados en el libro mayor que son delineados por el tipo de transacción.

Esto hace más fácil peinar las transacciones y categorizarlas correctamente en la preparación del balance de comprobación y, en última instancia, de los estados financieros.

Balances de comprobación

El balance de sumas y saldos es la suma de todos los créditos y débitos del ciclo empresarial. Una vez completado este paso, todas las entradas deberían cuadrar.

Si no lo hacen, esto puede revelar un error que debe ser corregido o un posible fraude. Será crucial determinar la desconexión.

Estados financieros

El estado financiero es la pieza final del documento que comprende los componentes de todos los demás documentos contables.

Los estados financieros son los que se proporcionarán al público y a los organismos reguladores para que los vean.

Los analistas de inversiones pueden revisar los estados financieros para llegar a su opinión sobre la empresa.

Los organismos reguladores pueden solicitar los documentos contables a partir de los cuales se generaron los estados financieros para obtener una comprensión más profunda de la empresa.